Şirket Belgeleri Neden Tercüme Edilir?

Şirketler yurt dışı banka hesabı açılışı, distribütörlük, ihale, yatırım, ortaklık, şirket kuruluşu, ihracat, sözleşme ve uyum incelemeleri sırasında kurumsal belgelerini yabancı bir makama sunmak zorunda kalabilir. Faaliyet belgesi, imza sirküleri, ticaret sicil gazetesi, vergi levhası, oda kayıt belgesi ve ana sözleşme bu dosyalarda en sık istenen evraklardır.

Her belgenin işlevi farklıdır. Faaliyet belgesi şirketin oda kaydı ve güncel faaliyeti hakkında bilgi verir. İmza sirküleri, şirketi temsil ve ilzama yetkili kişilerin imza yetkilerini gösterir. Ticaret sicil gazetesi ise kuruluş, unvan, adres, sermaye, ortaklık ve yönetim değişikliklerinin ilanlarını içerir. Bu nedenle şirket belgeleri tercümesi yapılırken evrakların birbirine karıştırılmaması ve aralarındaki kurumsal bağın korunması gerekir.

Şirket Unvanı ve Adres Bilgileri Nasıl Çevrilir?

Şirket unvanı, tescilli resmi bir kimliktir. Unvanın gelişigüzel biçimde hedef dile çevrilmesi, banka veya ticaret sicili kontrollerinde eşleşme sorunu yaratabilir. Genel uygulamada tescilli unvan aynen korunur; gerekiyorsa şirket türü veya faaliyet açıklaması parantez içinde açıklanır. “A.Ş.”, “Ltd. Şti.” ve benzeri şirket türlerinin hedef ülkedeki karşılığı seçilirken hukuki eşdeğerlik iddiasında bulunulmamalıdır.

Adreslerde mahalle, cadde, sokak, bina ve daire bilgileri sırası korunmalı; MERSİS numarası, vergi numarası ve ticaret sicil numarası eksiksiz yazılmalıdır. Şirketin eski ve yeni unvanlarının yer aldığı ilanlarda değişiklik tarihi açıkça belirtilmelidir.

Faaliyet Belgesi Tercümesinde Dikkat Edilecek Noktalar

Faaliyet belgesi genellikle belirli bir tarihte düzenlenir ve şirketin oda kaydının aktif olduğunu gösterir. Belgenin düzenlenme tarihi, oda adı, faaliyet konusu, sicil numarası ve doğrulama bilgileri doğru çevrilmelidir. Yurt dışındaki kurum güncel belge istiyorsa eski tarihli faaliyet belgesi tercüme edilse bile kabul edilmeyebilir.

Elektronik imzalı veya doğrulama kodlu belgelerde kodun görünür olması önemlidir. Belge üzerinde İngilizce alanlar bulunsa dahi hedef kurum tam yeminli tercüme talep edebilir. Bu nedenle “belge zaten iki dilli” düşüncesiyle başvuru yapılmadan önce kurum şartları kontrol edilmelidir.

İmza Sirküleri Tercümesinde Yetki Sınırları

İmza sirkülerinde şirketi tek başına veya müştereken temsil eden kişiler, yetki süresi ve imza şekli belirtilir. “Münferiden”, “müştereken”, “şirket kaşesi altında” ve “sınırsız temsil” gibi ifadeler hukuki sonuç doğurduğu için hedef dilde açık ve tutarlı karşılıklarla aktarılmalıdır.

Noterlik şerhi, yevmiye numarası, tarih, mühür ve imza örnekleri belgenin ayrılmaz parçalarıdır. İmza örneğinin kendisi tercüme edilmez; ancak imza alanının kime ait olduğu ve noter şerhindeki açıklamalar çevrilir. Çok sayfalı belgelerde sayfa numaraları ve ekler korunmalıdır.

Ticaret Sicil Gazetesi Tercümesi Nasıl Planlanır?

Ticaret sicil gazeteleri uzun ve çok sayfalı olabilir. Başvuru makamı yalnızca belirli bir ilanı veya şirketle ilgili belirli bölümü isteyebilir. Ancak kısmi tercüme yapılmadan önce kurumdan teyit alınmalıdır. İlanın başlığı, tarih ve sayı bilgisi, tescil edilen kararlar, ortaklar, sermaye ve temsil hükümleri eksiksiz aktarılmalıdır.

Bir şirketin kuruluşundan bugüne kadar birçok ilanı bulunabilir. Dosyanın amacı şirketin güncel temsil yetkisini kanıtlamaksa en son ilan ve imza sirküleri daha önemli olabilir. Ama ortaklık geçmişi inceleniyorsa geçmiş ilanlar da gerekli olabilir. Tercüme kapsamı, hukuki ve ticari kullanım amacına göre belirlenmelidir.

Noter ve Apostil Gerekir mi?

Yeminli tercümenin noter onaylı veya apostilli olması, belgenin sunulacağı ülke ve kuruma bağlıdır. Yurt dışında banka, noter, ticaret sicili veya kamu kurumu işlem yapacaksa resmi tasdik talep edilebilir. Özel şirketler arası incelemelerde ise kaşeli yeminli tercüme yeterli görülebilir.

Şirket belgeleri ticari sır ve kişisel veri içerebilir. Tercüme sürecinde belgeye erişimin sınırlandırılması, dosyaların güvenli biçimde paylaşılması ve teslim sonrasında gereksiz kopyaların saklanmaması önemlidir.

Beşiktaş ve Levent Bölgesinde Kurumsal Tercüme

Beşiktaş, Levent, Gayrettepe, Balmumcu ve Zincirlikuyu hattındaki şirketler için belge dosyalarının dijital ön incelemesi zaman kazandırır. Ustaişi Tercüme Bürosu, faaliyet belgesi, imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi gibi evrakları aynı terminoloji listesi üzerinden çalışarak kurumsal tutarlılığı korur.

Çok belgeli dosyalarda şirket unvanı, yönetici isimleri, adresler ve teknik terimler için kısa bir terminoloji tablosu oluşturulması, farklı belgeler arasında yazım birliği sağlar. Bu yaklaşım özellikle ihale ve yatırım dosyalarında hata riskini azaltır.

Sıkça Sorulan Sorular

Şirket unvanı hedef dile çevrilmeli mi?

Tescilli unvan genellikle aynen korunur. Gerekirse açıklayıcı bir karşılık eklenir; kesin uygulama hedef kurumun formatına göre belirlenir.

Ticaret sicil gazetesinin tamamı çevrilmek zorunda mı?

Kurum yalnızca belirli ilanı kabul ediyorsa ilgili bölüm çevrilebilir. Resmi teyit olmadan kısmi tercüme yapılması risklidir.

Elektronik faaliyet belgesi geçerli midir?

Doğrulama kodlu veya elektronik imzalı belgeler birçok işlemde kullanılabilir. Yurt dışındaki kurumun orijinal, noter veya apostil şartı ayrıca kontrol edilmelidir.

Kurumsal belgeler aynı gün tercüme edilir mi?

Süre sayfa sayısı, dil, okunabilirlik ve onay ihtiyacına bağlıdır. Çok sayfalı ticaret sicil gazeteleri için yeterli kontrol süresi ayrılmalıdır.

Ustaişi Tercüme Bürosu ile Belge Ön Kontrolü

Şirket dosyanızdaki belgeleri tek seferde göndererek kapsam, terminoloji ve teslim planı oluşturabilirsiniz. Kullanılacağı ülke ve kurum bilgisi, noter veya apostil ihtiyacının doğru belirlenmesine yardımcı olur.

Cihannüma Mah., Barbaros Bulvarı No:29 K:2 D:3, Beşiktaş / İstanbul • 0551 104 35 31